用Access創建簡單MIS管理系統_Access數據庫教程

推薦：定期歸檔Access數據庫
一個通用數據庫任務會將記錄從一個表歸檔到另一個表。如果您希望從原始表中刪除不必要的記錄以減小表的大小，但是將來可能會參考這些記錄，那么您可以歸檔記錄（而不是刪除記錄）。要在 Microso

你家中的CD、VCD一定很多吧？是不是常遇到為找一張CD把一抽屜的碟子翻得亂七八糟的情況，你一定沒少受埋怨——你不想整理它們一下？如：影片是國產的、還是國外的，是言情的、還是槍戰的，這個明星主演了那些名片，這些影片又是哪個導演導的，等等如果你愿意，就讓我們一起利用Microsoft Access建立一個家庭CD、VCD管理的MIS系統。

1．準備工作——確定數據庫需要的表和字段

由于我們要創建的MIS系統是一個小管理系統，因此，不必要建立幾個表，只需一個表就行了。該表的字段有：編號、影片名稱、領銜主演、導演、發行公司、影片類型、是否獲獎。其中“編號”為主關鍵字，該關鍵字唯一確定每個記錄的字段或字段集。

2．創建數據庫

（1）使用“數據庫向導”創建數據庫 ：

在啟動 Microsoft Access 時，將自動顯示對話框，上面有新建數據庫或打開已有數據庫的選項。單擊“數據庫向導”，然后單擊“確定”按鈕。在新建空數據庫對話框中單擊“確定”，然后指定數據庫的名稱和位置，單擊“創建”按鈕啟動新建的數據庫。接著新建表，然后填入相應的字段名稱和數據類型，并設置字段大小、索引等項目，其它不填或取默認值。其中字段的最大設置值是255字節，數據類型有文本、備注、數值、日期/時間、貨幣、自動編號、 OLE對象等，你可以根據不同的要求選擇。

（2）不使用向導創建數據庫

在啟動 Microsoft Access 時，將自動顯示對話框，上面有新建數據庫或打開已有數據庫的選項，請單擊“空數據庫”，然后單擊“確定”。如果已經打開了數據庫或當Access 打開時顯示的對話框已經關閉，請單擊工具欄上的“新建數據庫”按鈕，然后雙擊“常用”選項卡上的空數據庫圖標。指定數據庫的名稱及位置，并單擊“創建”按鈕。

3．數據庫基本操作

數據庫的結構創建好了，接下來我們需要做的就是對數據庫進行一系列的基本操作。增加記錄：在“數據表”視圖或“窗體”視圖中打開相應的窗體，單擊工具欄上的“新記錄“按鈕 ，鍵入所需數據，然后按 TAB 鍵轉至下一個字段，在記錄末尾，按 TAB 鍵轉至下一個記錄。

編輯記錄：如果要編輯字段中的數據，單擊要編輯的字段，如果要替換整個字段的值，指向字段的最左邊，在鼠標變為加號時，單擊該字段，鍵入要插入的文本。

注意：如果鍵入有錯，可按 BACKSPACE 鍵；如果要取消對當前字段的更改，按ESC 鍵；如果要取消對整個記錄的更改，在移出該字段之前再次按 ESC 鍵，當從一個記錄移動到其它記錄時， Access 將保存對該記錄的修改。

復制或移動數據：在其它應用程序，如Excel、Word中，選擇要復制或移動的一至多行。如果是從Word中復制數據，應確保記錄在選擇之前已經在表中排列好或已經使用制表符分隔開，如果粘貼數據到數據表中，應確保數據表中的列與要復制或移動的數據的順序一致，如果粘貼數據到窗體上，而窗體上相應的控件名稱與復制數據的列名相同，Access 將粘貼數據到名稱相同的控件上。在Access 中，打開要向其中粘貼記錄的數據表或窗體，如果要替換現有記錄，選擇要替換的記錄，然后單擊工具欄上的“粘貼追加”或“粘貼”按鈕 ；如果窗體中的記錄選定器不可用，要選擇當前記錄，可單擊“編輯”菜單中的“選擇記錄”命令。

刪除記錄：單擊要刪除的記錄，單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕 。

4．資料的排序、篩選與查詢

如果你想使你的VCD資料庫中的影片擺放整齊、并且查詢方便，因此掌握資料庫的排序、查詢與篩選是非常重要的。

排序記錄：

在“窗體”視圖或“數據表”視圖中，單擊要用于排序記錄的字段。單擊鼠標右鍵，你就可以選擇該字段的升序排序或降序排序。在數據表中，可以同時選擇兩個或更多相鄰近字段進行分別排序。Microsoft Access 從選擇的最左邊的列開始排序記錄。在保存窗體或數據表時， Microsoft Access 將保存該排序次序。

創建篩選：

如果可以容易地在窗體、子窗體或數據表中找到并選擇想要篩選記錄包含的值的實例，可使用“按選定內容篩選”。操作方法是：單擊“記錄”子菜單“篩選”中“按選定內容篩選”，即可。

如果要從列表中選擇所需的值，而不想瀏覽數據表或窗體中的所有記錄，或者要一次指定多個準則，可使用“按窗體篩選”。

如果焦點正位于窗體或數據表的字段中，而恰好需要在其中輸入所搜索的值或要將其結果作為準則的表達式，可使用“輸入篩選目標”。而如果是更復雜的篩選，則可使用“高級篩選/排序”。

創建查詢：

利用查詢可以通過不同的方法來查看、更改以及分析數據。也可以將查詢作為窗體和報表的記錄源，最常見的查詢類型是選擇查詢。選擇查詢將安裝指定的準則，從一個或多個表中獲取數據，并按照所需的排列次序顯示。

具體操作：單擊數據庫視圖的“查詢”，按“新建”，選擇設計視圖，“確定”，選擇表和查詢，添加表，然后按“添加”，在“選擇查詢”表中選擇“字段”，并確定排序要求，最后保存查詢，這樣，一個選擇查詢就完成了。

你也可以在“新建”中選擇簡單查詢向導、交叉表查詢向導、查找重復項查詢向導、查詢不匹配查詢向導來建立查詢。

5．報表制作

也許，你想把你的VCD資料庫打印出來，隨時查看。如果你是VCD店的老板，那么這也將是最好的宣傳。Microsoft Access中的報表功能，就能辦到，它可以在報表中控制每個對象的大小和顯示方式，并可以按照所需的方式來顯示相應的內容。

具體操作：單擊“報表向導”，在“報表向導”對話框中選擇可用字段，按“下一步”，然后選擇字段排序，最多可用四個字段排序， “下一步”選擇報表的布局，最后按“完成”。

還有其它報表的設計方法，如自動報表（縱欄表）、自動報表（表格）、圖標向導、標簽向導，我就不一一講了，大家可以自己嘗試嘗試。

6. 與其它軟件共享數據庫

（1）數據庫類型轉換

以往，不同數據庫往往無法分享彼此建立的資料。如果你以前習慣使用dBase建立數據庫，卻因Windows世界的到來，老板為了趕時髦，下了一道命令，以后公司不再使用dBase建立數據庫，還要你將所有在dBase上所建立的數據庫，全部重新輸入至Access 97的數據庫中，聽到這個消息后，想必你一定是哭天怨地、手足無措。就算有一千個使用Access 97的理由，你還是不情愿更換數據庫。其實，對于這一點Access 97早就想好了對策，Access 97提供了調用、導出等多種方法來讓你做數據庫的轉換。你只要點擊“工具”菜單數據庫實用工具”子菜單中的“轉換數據庫”，然后選擇要轉換的其它類型數據庫，如dBase，數據庫就會成功地從dBase轉換到Access 97中，非常地簡單。

（2）在Word 中調用Access 數據

可以以 RTF 格式 (.rtf) 文件保存數據表、窗體或報表的輸出。RTF 格式文件可保留字體和樣式等帶格式的信息，可以用 Microsoft Word 和其他 Windows 字處理程序或桌面出版程序打開。 如前例，在Microsoft Access中，打開CD、 VCD管理系統數據庫的表1，點擊“保存為/導出”，把表1以 RTF 格式保存，然后在Microsoft Word文件指定位置打開表1.rtf就行了。

（3）將Access 數據導出到Excel：

如前例所示，在數據庫窗口中單擊要導出的表或查詢的名稱，表1，然后在“文件”菜單上，單擊“另存為/導出”命令，在“另存為”對話框，單擊“另存為一個外部文件或數據庫”，然后單擊“確定”按鈕。在“保存類型”框中單擊所需的電子數據表格式。單擊“保存位置”框右側的箭頭，選定導出的目標驅動器和文件夾。在已有的電子數據表，或者在“文件名”框內輸入新文件名。此時注意在保存到已有電子表時Access 將刪除并替代其中的數據，因此要特別小心。f單擊“導出”按鈕，Access 將會創建包含表或查詢數據的電子數據表文件。表或查詢中的字段名被放置在電子數據表的第一行。

7. 保護數據庫

（1）加密或解密數據庫

對數據庫進行加密將壓縮數據庫文件，并使其無法通過工具程序或字處理程序解密。數據庫解密則為加密的反過程。

方法：啟動Microsoft Access，但不打開數據庫。單擊“工具”菜單“安全”子菜單中的“加密/解密數據庫”。指定要加密或解密的數據庫，然后單擊“確定”按鈕。指定加密或解密之后的數據庫名稱、驅動器及文件夾，然后單擊“確定”按鈕。如果使用原有的數據庫名稱、驅動器和文件夾，在加密或解密成功后，Microsoft Access 會自動將原有的數據庫替換為加密或解密后的版本。但如果出現錯誤，Microsoft Access將保留原有的數據庫文件。

（2）給數據庫設置密碼

方法：打開數據庫，并選擇“獨占”復選框，單擊“打開”，然后單擊“工具”菜單“安全”子菜單中的“設置數據庫密碼”，輸入密碼，驗證，最后單擊“確認”就完成了數據庫設置的密碼，當打開VCD資料庫的時候，要提示輸入密碼。

分享：使用Access提高企業管理器功能
特定的SQL企業管理器(SQL Enterprise Manager)。(請注意：只有你擁有Microsoft Office 2000或者XP的許可，這些軟件才是免費的。) 使用SQL Server的很多公司也都使用到Office，而且絕大部分這