Office超級技巧之PowerPoint_PPT技巧提高

推薦：PPT中用控件把N多文字放到一張幻燈片上
在使用PowerPoint制作幻燈片時，常常會想把一批具有完整意義的文字放在同一張幻燈片中，但文字內容過多，以沒法用常規方法無法實現。這時可以用“控件工具箱”來解決問題。具體實現如下： 1.打開幻燈片文件，選擇所需版面。 2.打開“控件箱工具箱” 點擊[視圖]→[工具

幻燈片是PPT中比較重要的元素，關于它的技巧也相當多，筆者在此作了一些搜羅。希望對大家有所幫助。由于技巧較多，因此分為上、中、下三部分陸續刊登。這里刊登的是第三部分。

創建一個摘要幻燈片

有時，在創建好一個PowerPoint演示文稿后，可能需要添加一個簡介、議程或小結。其實，PowerPoint本身就提供了向現有演示文稿中快速添加摘要幻燈片的方法：打開需要添加摘要的演示文稿，選擇“視圖”→“幻燈片瀏覽”，并在幻燈片瀏覽視圖中選擇所需幻燈片的標題（也可以配合Ctrl和Shift鍵選擇多張幻燈片，當然一般應當選擇那些最能概括該演示文稿的幻燈片作為摘要）。再單擊幻燈片瀏覽工具欄上的摘要幻燈片按鈕，PowerPoint將會自動利用所選幻燈片的標題創建名為“摘要幻燈片”的新幻燈片，該幻燈片將出現在所選幻燈片的前面，并作為摘要。

小提示

可以雙擊該幻燈片，更改標題、編輯現有項或添加新項來做進一步修改和完善。

快速重復上一動作

在PowerPoint中有時會進行很多的重復動作，不過，在執行了一個動作后，只要按下F4鍵即可重復這個動作。F4鍵只是重復最后一個動作，并不能記錄一系列動作，因此不能用它來完成多于一個動作的操作。

再給我多幾味后悔藥

知道，Windows中的“撤消”（Undo）功能確實為帶來了很多的方便。但默認情況下，PowerPoint的撤消操作次數最多只有20次。不過，完全可以自行定義可撤消的次數：選擇“工具”→“選項”，然后在彈出對話框中單擊“編輯”標簽，再在“最多可取消操作數”后在設置一個適當的次數為止。要注意的是，一般設置為三四十次即可。如果設置得太多，會影響機器的性能；另外，PowerPoint撤消操作次數限制為150次。

用我的默認文件夾

可能很多并不喜歡把所有文件都保存在“我的文件”文件夾中，因為它位于C盤，弄不好，機器就會崩潰，會造成數據丟失。這時，可以在另外的分區上建立一個文件夾，如D:\MyPPT。然后啟動PowerPoint，再選擇“工具”→“選項”，在彈出對話框中單擊“高級”標簽，然后在“默認文件位置”中輸入路徑名稱“D:\我的幻燈片”，然后單擊“確定”關閉對話框即可。這樣，以后在PowerPoint中保存演示文稿時，系統會自動轉到D:\MyPPT文件夾下。

保存早期PowerPoint版本

雖然現在Office XP已經很普及了，而且微軟也準備在明年發布Office 11，但是仍有很多的地方在使用老版本的Office，如Office 95/97，甚至更早。不過，在PowerPoint中制作完幻燈片后，可以選擇“文件”→“另存為”，彈出的“另存為”對話框中的“保存類型”列表中，可以選擇演示文稿的保存類型，如PowerPoint 4.0.PowerPoint 95.PowerPoint 97-2002 & 95等。在做出文件類型的選擇后，輸入文件名，按下“保存”按鈕即可。

你還可以指定保存演示文稿的默認格式：選擇“工具”→“選項”，并單擊打開對話框中的“保存”標簽，在“將 PowerPoint 文件存為”下拉列表框中選擇相應的格式即可。

小提示

在轉換時，Microsoft Graph圖表也可以自動轉換，以便在早期的版本的Microsoft Graph中打開和編輯。如果不希望圖表轉換，可在 “保存”選項卡上，清除“保存為早期版本時轉換圖形”復選框的復選標記。

將最喜歡工作視圖作為默認視圖

PowerPoint的默認編輯視圖是普通視圖，并帶有“幻燈片”和“大綱”子窗口、備注窗格和幻燈片窗格。如果你更喜歡其他的默認視圖（如，只有幻燈片窗格，而沒有幻燈片縮略圖、大綱或備注等），也可以自定義默認視圖：選擇“工具”→“選項”→“視圖”，然后在“默認視圖”下邊的下拉列表中，選擇所需的視圖即可。當然，如果選擇“保存在文件中的視圖”，那下次打開PowerPoint時，將會使用保存在當前文件中的精確視圖。

在Authorware中使用PowerPoint文件

Authorware和PowerPoint是兩種常用的課件制作軟件，Authorware功能強大，交互性強，而PowerPoint在制作字幕和圖像處理方面較為方便，這兩者結合能夠制作出使用更加靈活、操作更加方便的多媒體課件。下面將告訴大家如何在Authorware調用PowerPoint。

啟動PowerPoint，并建立一個用于鏈接到Authorware中的演示文稿文件，命命名為link.ppt。接著打開Authorware，并拖動一個顯示圖標到流程線上，雙擊該顯示圖標打開展示窗口，再選擇Insert→OLE Object命令，此時將會顯示Insert Object對話框。選擇“從文件創建”，輸入框中單擊“瀏覽”按鈕找到要先前制作的PowerPoint文件link.ppt，選中其下的“鏈接”復選框，單擊“確定”按鈕可將link.ppt插入到當前文件中，展示窗口中會出現link.ppt幻燈片的第一屏內容。

此時，選擇Authorware中的Edit菜單，再選擇“Linked 演示文稿 OLE Object ”，選擇Attributes選項，屏幕上將會出現Object Attributes對話框。選擇Activation Trigger下拉列表框，選擇Single Click項，再選擇Trigger Verb下拉列表框，從中選擇“放映”項，并注意在對話框下方選中Package as OLE object復選框。

設置完成后，單擊“確定”按鈕即可設置放映的方式為單擊放映。

這樣，運行Authorware，在屏幕上單擊PowerPoint相應的圖標，即可播放幻燈片。用這一方法制作成的多媒體課件，同時具有Authorware和PowerPoint兩種軟件的優點，所插入的幻燈片如需修改、增添內容，只需對插入的幻燈片對象直接進行修改即可。

在PowerPoint中插入幾何畫板文件

用過幾何畫板的人都知道，該軟件提供的很多專業功能非常強大。只是界面有些欠缺，而PowerPoint則被廣泛地應用于很多領域。不過，完全可以在PowerPoint中插入幾何畫板文件，制作出幾乎完美的課件。

先安裝這兩個軟件，然后在PowerPoint和幾何畫板中把相應的文件制作完畢。再啟動PowerPoint，打開繪圖工具欄，選擇“自選圖形”→“動作按鈕”，再用鼠標畫出一個按鈕，插入按鈕后，PowerPoint會自動打開“動作設置”對話框，在“單擊鼠標”選項卡中的“超鏈接到”下拉框中選擇“其他文件”，再在“超級鏈接到其他文件”對話框中找到先前制作的幾何畫板文件，單擊“確定”按鈕即可。

經過上述設置后，在幻燈片放映時，只要單擊剛剛新添加的按鈕，即可快速打開相應的幾何畫板，而關閉幾何畫板后便立即返回到剛才的幻燈片中，非常方便。

演示文稿合并技巧

此功能與Word XP中的文檔合并非常類似，你可以將多個PowerPoint XP演示文稿合并成一個，而且每一部分仍保持原來的外觀：先打開一個PowerPoint演示文稿，選擇“工具”→“比較并合并演示文稿”，在對話框中找到待合并的目標文件，單擊對話框中的“合并”按鈕。按提示繼續操作，目標文件的所有幻燈片即插入當前選中的幻燈片之前，保存后就會成為一個新的演示文稿。

幻燈片瀏覽技巧

用鼠標選中大綱視圖或幻燈片縮略圖中的幻燈片，可以拖動并直接插入橫線指示的新位置。PowerPoint的大綱視圖和幻燈片縮略圖整合為普通視圖，只需單擊“普通視圖”左側的選項卡標簽，就可以看到幻燈片的大綱視圖或幻燈片縮略圖。選中其中的任意一張幻燈片，按上下方向鍵能順序瀏覽演示文稿中的所有幻燈片。

添加并設置頁眉

PowerPoint大家平時只用它來制作演示文稿，很少有人給自己的演示文稿添上頁眉頁腳的。其實，PowerPoint也為演示文稿準備了很強的頁眉和頁腳功能：只要選擇PowerPoint“視圖”菜單下的“頁眉和頁腳”，就會彈出“頁眉和頁腳”對話框。在這個對話框中有兩個標簽，一個是“幻燈片”標簽，另一個是“備注和講義”標簽。在“幻燈片”標簽中可以在“幻燈片包含內容”中看到一個復選框“日期和時間”，如果這個復選框被取消，那么其下的兩個單選框將不能夠被激活。把它選中，并且選中“固定”復選框，然后即可在固定的文本框中輸入日期如“2002年5月15日制作”等信息，這樣幻燈片頁眉就設置好了。但使用這種方法生成的是“固定”日期，還可以選中“自動更新”單選框，然后在其下找到一種合適的時間格式，以后頁眉上的日期信息就會隨系統而自動更改。

添加并設置頁腳

選中“頁腳”復選框，就能自行設置頁腳內容，如現在可輸入“太子夢幻主頁制作”等信息。另外，在“頁腳”的最下方還有一個“標題幻燈片中不顯示”復選框，如果選中它，那么在“標題幻燈片”中將不會顯示頁眉和頁腳。而如果不選中這個復選框，那么“標題幻燈片”將被顯示，而且會顯示在幻燈片的頁眉上而不是頁腳上！即如果的幻燈片中沒有“標題幻燈片”，那么設置的“頁眉和頁腳”信息只會被放置到頁腳部分，而不會放置到頁眉部分。這一點，務必注意。

設置備注和講義

設置完了幻燈片的“頁眉頁腳”，讓再來看看“備注和講義”標簽中的內容。它主要是用于調整幻燈片備注和講義的頁眉和頁腳，其使用方法和使用幻燈片標簽是一樣的，不再重復說明。

取消快速保存減肥文檔

選擇“工具”→“選項”，在彈出的對話框中單擊“保存”標簽，再選中“允許快速保存”復選框，再單擊“確定”關閉對話框就可以了。

由于PowerPoint的“快速保存”功能每次保存時都在文件尾增加本次的更改情況，因此才使得文件存貯了大量修改信息，變得越來越大。取消了“快速保存”功能，不保存這些信息，因此可以用它來減肥。

另存文件減肥法

選擇“文件”→“另存為”，再把當前PowerPoint文件另存一下即可讓PowerPoint文件減肥，效果絕對立竿見影！

減小圖片的長寬

首先看圖片的幾何尺寸有多大，也就是圖片的長和寬是多少。如果圖片比顯示器屏幕區域還大，就可以把圖片縮小，一般最多和屏幕一樣大。這步很容易，在畫筆、Microsoft Photo Editor、PhotoShop等圖形工具中都可以將圖片縮小。一幅BMP圖片，長和寬都縮小到50%后，文件能減小四倍。

圖片建議保存為JPG文件

有時拿到兩份同樣幾十頁的PowerPoint文件，而且圖片數量、質量都差不多，但它們的大小相關卻很大。這時最好仔細檢查一下導入圖片的格式和大小。如果原圖片尺寸很大，最好用圖形處理工具先壓縮一下，而且盡量存成JPG等占用磁盤空間較少的格式。也可以把圖片中無用的內容剪裁掉。

插入WMF格式文件令文檔更小

如果插入的圖片是WMF格式的剪貼畫，那PowerPoint文件也將會很小。

內部壓縮法

為了減少幻燈片占用的空間，用戶必須采用事先壓縮圖片等手段，影響了幻燈片的制作速度。為了解決這個問題，PowerPoint XP增加了圖片壓縮功能，用戶可以壓縮幻燈片中的一幅或者多幅圖片，而且不影響圖片的質量。具體操作方法是：鼠標右鍵單擊幻燈片中的圖片，選擇快捷菜單中的“設置圖片格式”，然后單擊“圖片”選項卡中的“壓縮”按鈕。你可以在“壓縮圖片”對話框中設置壓縮的范圍（選中的圖片還是文檔中的所有圖片），選擇或更改分辨率以及是否刪除圖片的裁減區域等。

使用鏈接的對象代替嵌入對象

將對象嵌入到Word文檔中后，可以將原對象刪除，這樣顯然是方便了許多。但這一方面會增加文檔的容量，二來不便于對象的修改。其實，使用鏈接對象不僅僅可以在源文件中的內容改變時，方便地更新PowerPoint文檔中的內容，同時也能夠使文檔的容量變小。

分享：PowerPoint六個方便的鍵盤快捷方式
通常情況下，你可以利用屏幕左下角的視圖按鈕在幾種不同的視圖狀態（普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映）之間進行快速切換。但你恐怕不知道使用 鍵盤 與視圖按鈕相配合還可以獲得完全不同的效果. 如單擊“普通視圖”按鈕時，如果按下Shift鍵就可以切換到“幻燈片母